اتوماسیون اداری ابری چیست؟ مزایا، کاربردها و نحوه کارکرد

اتوماسیون اداری ابری چیست؟

اتوماسیون اداریِ[چیستی اتوماسیون اداری؛ مزایا و معایب آن] ابری سیستم جامعی است مبتنی بر ابر از طریق مدیریت اسناد الکترونیکی و گردش کار خودکار که به کسب‌وکارها فرصت می‌دهد تا فعالیت‌های خود را بهینه‌سازی کنند. اتوماسیون اداریِ بهره‌مند از فناوری ابری با فراهم‌کردن امکانِ دریافت، پردازش و ذخیرۀ آنلاین اسناد، اطمینان می‌کند که اسناد بلافاصله در دسترس کارمندانِ مجاز قرار گیرند. کارمندان می‌توانند از هر کجای دنیا از طریق اینترنت، بدون فوت وقت و در امنیت کامل اطلاعات شرکت را جستجو، پردازش، ذخیره و تحلیل کنند.

علاوه بر این، اسناد الکترونیکی شرکت می‌توانند از طریق فرایندهای گردش کار خودکارِ ازپیش‌تعیین‌شده به جریان بیفتند تا کارمندان به‌جای اتلاف وقت برای وظایف تکراری و دستی، بر استفاده از اطلاعات تمرکز کنند.

مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری برای سازمان‌ها

کاهش ورود دستی اطلاعات و حذف کاغذبازی

1. کارمندان با وجود اتوماسیون اداری ابری دیگر کمتر مجبور به واردکردن دستی داده‌ها در رایانه، بایگانی مجزای اسناد یا چرخیدن لابه‌لای اسناد کاغذی هستند؛ به‌این‌ترتیب وقتشان برای انجام کارهای مهم‌تر آزاد می‌شود.

افزایش امنیت اطلاعات و کنترل دسترسی اسناد

2. اسناد ذخیره‌شده در فضای ابری به طور ایمن رمزگذاری، زمان‌بندی و کنترل می‌شوند. شرکت‌ها می‌توانند برای هر سند، سطحِ تأیید خاصی را تعیین کرده و در صورت نیاز استثناهایی قائل شوند؛ به‌این‌ترتیب تنها کارمندان و مشتریان مجاز به اسناد دسترسی داشته دارند و امنیت اطلاعات و پیروی از مقررات آسان‌تر می‌شود.

افزایش بهره‌وری کارکنان با گردش کار خودکار

3. اتوماسیون اداری ابری به طرق متعددی بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد. ورود و فهرست‌بندی خودکارِ داده‌ها، خطر خطای انسانی را کاهش داده و زمان صرف‌شدۀ کارمندان برای تایپ دستی، تهیۀ گزارش یا جستجوی اطلاعات را به حداقل می‌رساند. اتوماسیون را می‌توان به نحوی برنامه‌ریزی‌ کرد که اسناد را به طور خودکار به مقاصد و گیرندگان مربوطه ارسال کند تا حتی در زمان سفر یا دورکاریْ دسترسی به آنها فراهم باشد.

مقیاس‌پذیری همراه با رشد کسب‌وکار

4. سیستم‌های ابری همگام با رشد کسب و کار شما رشد می‌کنند؛ دیگر لازم نیست برای سخت‌افزارهای جدید سرمایه‌گذاری کنید؛ شما برای کشوهای بایگانی خود جایگزین دارید. شرکت‌ها می‌توانند کاغذ را حذف کرده و هر زمان که بخواهند و درلحظه فضای ذخیره‌سازی دیجیتال و پهنای باند خود را تنظیم کنند.

امکان اتصال به سیستم‌های ERP و CRM

5. کارمندان قادرند به‌راحتی روند خودکار کاری را به‌روزرسانی کرده و سیستم اتوماسیون اداری ابری خود را با سیستم‌های ERP یا CRM فعلی یا جدید خود همگام کنند.

اتوماسیون اداری ابری چگونه کار می‌کند؟

اتوماسیون اداری ابری دو عنصر اساسی کسب‌وکار، یعنی «مدیریت اسناد» و «فرایندهای کاری» را ادغام و بهینه می‌کند. بخش‌های زیر معمولاً کاغذبازی فراوان در کنار گردش‌‌های کار تکراری داشته و محتاج مدیریت گسترده اسناد هستند: منابع انسانی، حسابداری، تدارکات، صدور صورت‌حساب، واحدهای حقوقی و تطبیق (با قوانین و مقررات). اتوماسیون اداری ابری به شرکت‌ها فرصت می‌دهد تا انواع اسناد و فرایندهای کاری خود را در «یک سیستم دیجیتالی یکپارچه» ادغام کنند، سیستمی که متکی به فناوری اطلاعات است.

1. مدیریت اسناد در اتوماسیون اداری ابری

مدیریت اسناد با استفاده از اتوماسیون اداری ابری با ثبت و ضبط کارآمد و انعطاف‌پذیر اسناد آغاز می‌شود. می‌توانید انواع اسناد، مثلِ تصاویر، ضمائم ایمیل‌ها، فایل‌های XML و اسناد Word را اسکن یا در سیستم ابری شرکت آپلود کنید. می‌توانید هم‌زمان با ازبین‌بردن خطر داشتن نسخه‌های متعدد از یک سند، مشخص کنید کدام کارمندان یا افراد مجاز به مشاهده و ویرایش اسناد هستند.

2. فرایندهای کاری خودکار در سیستم اتوماسیون اداری

حالا که اسناد الکترونیکی ‌اند، می‌توان به طور خودکار برای گیرندۀ مربوطه ارسال شوند و کارمندان بدون فوت وقت از اقدامات لازم مطلع گردند. برای مثال، به‌جای اینکه یک کارمند شخصاً فاکتوری کاغذی را نزد مدیری که ممکن است در سفر یا خارج از محل کار باشد ببرد، مدیران می‌توانند مستقیماً روی لپ‌تاپ یا تلفن همراه خود هشداری حاکی از اینکه فاکتوری نیاز به بررسی یا تأیید دارد، دریافت کنند. علاوه بر این، این اسناد الکترونیکی فهرست‌بندی شده و به‌صورت ایمن و قابل‌پیگیری باقی می‌مانند.

چرا سیستم اتوماسیون اداری ابری برای کسب‌وکارها مهم است؟

اتوماسیون اداری ابری قدرتِ رقابتی کسب‌وکارها را به شیوه‌های زیر حفظ می‌کند:

• قابلیت‌ دورکاری:هنگامی که اسناد در فضای ابری ثبت و آپلود می‌شوند، کارمندان می‌توانند در هر زمان و در هر نقطۀ دنیا به آنها دسترسیِ ایمن داشته باشند.

• زمان پاسخگویی کوتاه‌تر: اسنادْ دیگر معطلِ مسیر ارسال نمی‌شوند.
• بهبود ارتباطات: کارمندان به‌راحتی می‌توانند یک سند خاص را با اعضای دیگر تیم به اشتراک بگذارند. همچنین، آن میزان زمانی که به‌خاطر کاهش وظایف دستی آزاد می‌شود صرف تعامل با مشتریان و ارائه خدمات بهتر خواهد شد.
• گزارش‌های داده‌محور: فناوری فراگیری ماشینی یا Machine learning technology در جهت کمک به کارمندان برای تهیه آسان گزارش‌ها، اطلاعات را از اسنادِ مختلف جمع‌آوری می‌کند.
• اطلاعات دقیق و ایمن: با خودکار شدنِ مسیریابی اسناد و فهرست‌بندی داده‌ها، خطرِ خطای انسانی و تأخیر زمانی کاهش می‌باید.
• راهکارهای نوآورانه‌تر: زمان و منابع صرفه‌جویی شده به لطفِ اتوماسیون اداری ابری، برابر با افزایش توان انسانی است، چراکه کارمندان وقت بیشتری را برای تفکر، تحلیل و حل مشکلات دارند.

نکتۀ مهم: برای هر سازمانی که به دست سرمایه انسانی‌ خود اداره می‌شود، فعالیت کاری روان و کارآمد ضروری است. به‌ویژه با رشد کسب‌وکار، وظایفی عملی مانند تطبیق با قوانین و مقررات، منابع انسانی، تیم‌ حقوقی و حسابداری معمولاً اجتناب‌ناپذیر هستند.

جمع‌بندی؛ چرا اتوماسیون اداری ابری انتخاب مناسبی برای سازمان‌هاست؟

همگام با تغییر پیوستۀ فناوری‌های دنیای کسب‌وکار، شرکت‌های نرم‌افزاری برای حفظ مزیت رقابتی فعالان این حوزه، از قابلیت‌های انعطاف‌پذیر و ارزش‌افزایِ ابری پرده‌برداری کرده اند. به‌واسطة اتوماسیون اداری ابری، می‌توانید بسیاری از مشکلات بالقوۀ سازمان خود را با سیستمی جامع و یکپارچه حل‌وفصل کنید. امروزه سازمان‌ها با اتوماسیون اداری ابری شاکلۀ هماهنگی پیدا کرده، کارایی بیشتری دارند و هم‌زمان به نیازها و انتظارات متغیرِ کارکنان و مشتریان خود پاسخ می‌دهند.

شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از فضای ابری به‌جای هرگونه فضای ذخیره‌سازی فیزیکی، مقیاس و ظرفیت ذخیره‌سازی داده‌های خود را به طور چشمگیری افزایش دهند و همچنین نیاز به سرمایۀ مادی غیرضروری را کاهش دهند. این موضوع همچنین به معنای حذف چاپگرها و سرورهای حجیمی است که گاهی خراب می‌شوند و نیاز به تعمیر، نگهداری و به‌روزرسانی‌های مکرر دارند.

سوالات متداول درباره اتوماسیون اداری ابری

اتوماسیون اداری ابری چیست؟

اتوماسیون اداری ابری یک سیستم نرم‌افزاری مبتنی بر فضای ابری است که امکان مدیریت اسناد، مکاتبات، فرایندهای کاری و گردش اطلاعات سازمان را به‌صورت آنلاین فراهم می‌کند.

تفاوت اتوماسیون اداری ابری با اتوماسیون اداری سنتی چیست؟

در اتوماسیون اداری سنتی معمولاً نرم‌افزار روی سرورهای داخلی سازمان نصب می‌شود، اما در اتوماسیون اداری ابری اطلاعات روی زیرساخت ابری ذخیره و مدیریت می‌شود و کاربران می‌توانند از طریق اینترنت به سیستم دسترسی داشته باشند.

مزیت اصلی اتوماسیون اداری ابری چیست؟

مهم‌ترین مزیت اتوماسیون اداری ابری، دسترسی سریع و ایمن به اسناد و فرایندهای سازمانی از هر مکان است. این سیستم همچنین باعث کاهش کاغذبازی، افزایش بهره‌وری، کاهش خطای انسانی و بهبود گردش کار می‌شود.

آیا اتوماسیون اداری ابری برای دورکاری مناسب است؟

بله. چون اطلاعات و اسناد در فضای ابری ذخیره می‌شوند، کارکنان مجاز می‌توانند هنگام دورکاری یا سفر کاری، از طریق اینترنت به اسناد و وظایف خود دسترسی داشته باشند.

آیا اتوماسیون اداری ابری امنیت کافی دارد؟

در صورت پیاده‌سازی درست، اتوماسیون اداری ابری می‌تواند با استفاده از رمزگذاری، کنترل سطح دسترسی، ثبت سوابق فعالیت کاربران و پشتیبان‌گیری منظم، امنیت اطلاعات سازمان را افزایش دهد.

اتوماسیون اداری ابری به چه سیستم‌هایی متصل می‌شود؟

اتوماسیون اداری ابری می‌تواند با سیستم‌هایی مانند ERP، CRM، سیستم حسابداری، منابع انسانی و سایر نرم‌افزارهای سازمانی یکپارچه شود.

 منبع

مقالۀ «Office Automation Using Cloud Technology» از وبگاه «docuware»